Până nu demult ma mandream cu abilitățile mele de multitasking. De la "tradiționala" masa de pranz în fata calculatorului, la scris rapoarte în timp ce alaptam, la răspuns la mailuri în timp ce mă spălam pe dinți, la gătit 2-3 feluri de mancare în timp ce ajutam și copilul cu vreo activitate și pana la citit articole în timp ce așteptam vreun fișier mai mare sa se deschidă... am încercat tot felul de combinații. Aveam o istorie că persoana "ambițioasă" și, pentru a nu o pierde cumva, am ajuns în mod eronat sa cred ca trebuie sa fac multe, iar multitaskingul părea soluția perfectă.
Deși aflasem de argumente conform cărora această practică este ineficientă deoarece exista un cost energetic și cognitiv de tranziție de la o activitate la alta, nu era o grijă în care sa mă regăsesc. Părea ca funcționează perfect pentru mine deși unele studii arată ca de fapt eficienta este cu până la 40% mai mica atunci cand jonglam cu activități. Schimbarea în atitudinea mea s-a produs însă pe măsură ce am aflat tot mai multe despre rolul subconștientului în creativitate și rezolvarea problemelor. Acum înțeleg ca subconștientul are o contribuție critică în gandirea inovativă și este important sa decidem în mod conștient să creăm suficiente momente în care sa ne relaxam mental.
Acele momente în care mintea "ne umblă aiurea" sunt precursoare și catalizatoare pentru momente de breakthrough. Exemple clasice sunt ideile revelatoare care par sa vina de nicăieri după un somn, în timp ce ne plimbam sau facem sport, cand călătorim sau sub dus. În realitate sunt idei pe care le creem noi cu ajutorul a ceea ce reprezinta cea mai mare proporție a minții umane: subconștientul. Putem facilita aceste procese inclusiv prin pauze scurte și dese și prin a accepta sa ne bucurăm de fiecare activitate în parte, chiar dacă unele par ca ne implica prea puțin la nivel conștient.
Unele studii au demonstrat într-adevăr ca angajarea în sarcinii ușoare în perioada de "incubatie" a problemei conduce la rezultate mult mai bune fata de cele observate atunci când participanții lucrează intensiv sau fără pauze pentru a rezolva problema. Nu în ultimul rând, mulți dintre cei pe care îi considerăm genii au avut mărturii din care reiese rolul proceselor subconstiente în inovațiile sau creațiile lor. Merită menționat ca exista chiar studii care au concluzionat ca o practicare constanta a multitaskingul duce la scaderea coeficientului de inteligență.
Asta nu înseamnă ca am renunțat cu totul la multitasking ci ca încerc pe cât posibil sa îl înlocuiesc cu o prioritizare strictă. Este vital sa avem claritate asupra a ceea ce este important și să ne asigurăm ca se reflectă în obiectivele noastre zilnice și săptămânale. Atunci cand ne simțim depășiți putem sa ne uităm la lista lucrurilor pe care le avem de făcut și să ne întrebăm în fiecare caz:
Cum contribuie la obiectivele noastre?
Ce se întâmplă dacă nu il facem azi?
Este urgent? Dacă da, pot sa deleg? Dacă nu, cât pot amână? Ce as crede peste 3 zile dacă acest lucru nu a fost încă făcut? Dar peste o săptămână?
În ceea ce privește sarcinile importante și urgente, recomand sa acordăm atenție și modului în care acestea au apărut. Nu de puține ori vom constata ca ele nu au apărut în ultimul moment ci, mai degrabă, rezolvarea lor nu a fost prioritizata bine. Ce putem face diferit în viitor pentru ca acestea sa nu mai fie rezolvate când au devenit urgențe? Aici ajută să fim familiarizați cu anumite filtre de gândire, cunoscute în programare neuro lingvistica ca metaprograme. Unul dintre acestea se referă la modul in care devenim mtivati intru-un anumit context. Ce ne facem sa actionam? Dorința de a obține un câștig sau dorința de a evita o pierdere/"durere"? În cazul în care cea din urma este cea care predomina este foarte probabil sa prioritizam mereu rezolvarea problemelor ceea ce poate fi detrimental pentru dezvoltarea companiei; alte proiecte de lucru este posibil sa fie ignorate până când riscă sa devina improbabil de îndeplinit, moment în care devenim motivați să le prioritizam.
In timp, putem evolua spre un echilibru in care urgentele sa fie sporadice si majoritatea timpului sa ne-o petrecem cu lucruri importante si neurgente. Așadar, din nou reiese că este important sa știm ce este important pentru noi si sa știm in plus cum știm ca acele lucruri au fost îndeplinite. Nu ar trebui sa ne limitam aici la aspectul profesional ca in definitiv ne bazam pe același conștient si același subconștient pe fiecare plan al vieții noastre.
Ca leaderi, este de dorit sa cream aceasi cultura in cadrul echipei. Sunt companii care au înțeles ca e in beneficiul tuturor sa încurajeze membrii echipei sa elimine orele suplimentare. Alte companii au adoptat cu succes saptamana de lucru mai scurtă.
In plus, acest exercițiu, poate avea câștiguri adiționale, precum mai multa claritate in randul întregii echipei asupra obiectivelor, priorităților si asupra responsabilitatilor fiecăruia. Per total, companiile care fac aceasta tranziție ar trebui sa vadă eficientă mai mare, rata mai buna de solutionare a problemelor si satisfacție in randul angajaților.